Videocall o meeting on line: CNV davanti alla webcam

8 Consigli per migliorare la tua Zoom-comunicazione

Tecnologia e Riduzione delle distanze

La tecnologia moderna ci ha permesso di collegarci non più solo vocalmente ma anche visivamente con tutto il mondo, abbattendo barriere e distanze. Soprattutto ci ha permesso di far fronte a questo brutto periodo di pandemia con la possibilità di lavorare da casa in smart working con riunioni e consulenze anche a distanza. Ma dal punto non verbale è veramente la stessa cosa? Quali sono le differenze e a cosa dobbiamo stare attenti per una comunicazione virtuale efficace? 

Innanzitutto partiamo dal presupposto che tu abbia una buona connessione, una buona qualità di Webcam e caratteristiche tecniche che non è nostra intenzione ovviamente trattare, ma parleremo della collocazione degli elementi hardware e altri importanti aspetti sull’utilizzo del corpo per una comunicazione efficace via web.

Teniamo in considerazione che la concentrazione e affaticamento in una riunione, lezione o consulenza online è maggiore per tutti i partecipanti (sempre ci sia reale interesse all’argomento e non si stia guardando la tv accanto).

A causa infatti della mancanza di tanti elementi non verbali via monitor, si accentua la concentrazione sul verbale causando uno sforzo maggiore, si deve infatti rimanere attenti al contenuto (messaggio verbale) e il nostro cervello è in continua ricerca per captare quanti più segnali non verbali possibili  attraverso lo schermo. Sono tutti stimoli in eccesso non familiari che sommati alla focalizzazione sulle parole attivano la “Zoom Fatigue” (dal noto programma di riunioni online), rendendo tutto più difficile e stancante.Vediamo dunque come aiutare la comunicazione virtuale non verbale.

Monitor, Webcam, Sfondo

1– Nel caso tu abbia una webcam mobile, posizionala di fronte a te o leggermente laterale, ma in ogni caso devi avere la possibilità di guardarla agevolmente, il contatto visivo è necessario anche virtualmente, per questo motivo quando parli cerca di guardare la webcam, non le immagini sotto (soprattutto se è una call one to one), o se non ti fa sentire a tuo agio posiziona la finestra del tuo interlocutore proprio sotto la webcam, risulterà un migliore “avvicinamento” e la persona si sentirà veramente guardata negli occhi (e sappiamo quanto è importate il contatto visivo vedi articolo ). Attenzione se dovete prendere appunti, come dal vivo, deve comunque esserci un momento in cui ristabilisci un contatto visivo e far sentire che ci sei, quindi non immergerti negli appunti o nei file del tuo pc senza dare un “tocco” di presenza attraverso lo sguardo. 

2- Non posizionare la webcam o, se questa è integrata, il pc, troppo vicino a te: l’inquadratura migliore dovrebbe poter mostrare almeno il mezzo busto (non solo il tuo viso!) e avere le tue mani visibili. Quando sarai tu a parlare gesticola normalmente, ma evita di portare le mani davanti al viso, nascondendo labiale o le espressioni del volto.

3- Postura: Il busto in fase di ascolto è meglio se protratto in avanti verso il monitor, questo può dare indice di interesse e reale ascolto rispetto a un allontanamento sullo schienale della sedia in direzione opposta o in una posizione troppo rilassata e accasciata. Nessuno vi vieta di stare in piedi posizionando il vostro pc su un supporto rialzato per mantenere attivo il vostro corpo ed effettivamente simulare la presentazione dal vivo, potreste risultare più naturali (attenzione però all’inquadratura).

4- Quando prenderai la parola, invece, l’attenzione sarà rivolta al 100% sul tuo “box”,  quindi ogni cosa all’interno colpirà l’attenzione dell’ interlocutore e potrebbe esserne motivo di distrazione. Non trascurare quindi lo sfondo: avere uno sfondo ordinato permette una maggiore concentrazione su di te, viceversa il disordine dà adito a disattenzione, come anche gli oggetti presenti e visibili sulla scrivania potrebbero essere di intralcio e ostacolo alla tua comunicazione o accentuare la distrazione dell’altro. Tieni accanto a te l’essenziale per il tuo intervento. 

5- Altro aspetto importante per una buona comunicazione online è la luce, meglio ovviamente se naturale ma ha un ruolo fondamentale negli orari serali o in luoghi bui: la raccomandazione è quella di una buona luce che illumini completamente il tuo viso e l’area intorno a te.

Voce, Pause, Silenzi

Le pause e silenzi fanno parte del nostro paraverbale, sono i punti e le virgole del nostro discorso e hanno un ruolo fondamentale per dare enfasi o stimolare un momento di riflessione. I bravi oratori ne fanno un arte creando magia e coinvolgimento  ma ahimè online la questione si complica.

Nella comunicazione via web infatti si nota una particolare difficoltà nella gestione dei silenzi.

6- I silenzi online sono più “difficili” da sopportare, i tempi si riducono e molto spesso i vuoti verbali vengono riempiti il più velocemente possibile, al contrario vis-a-vis il silenzio viene riconosciuto da entrambe le parti come momento riflessivo accettato e condiviso dalla maggior parte delle persone. Attenzione quindi prima di prendere la parola se si sono rispettati i giusti tempi di silenzio o si vuole semplicemente riempire un vuoto fastidioso.

7- A proposito di paraverbale ricordiamo anche l’importanza del volume e tono di voce: se haiun microfono sicuramente ti faciliterà il compito, in alternativa però assicurati che le tue parole arrivino forti e chiare all’interlocutore alzando leggermente il tono di voce rispetto a un dialogo di persona, scandendo chiaramente le parole rivolto verso la webcam.

Controllo…

8- Dimmi la verità, ammetti che anche tu durante una video call tendi a guardare la tua immagine nel monitor e non quella del tuo interlocutore, è così?  Spesso e volentieri siamo più attenti a controllare noi stessi, cercare conferme per avere consapevolezza della propria immagine e del proprio comportamento, il controllo va bene nel momento in cui dovete assicurarvi dell’inquadrature, della luce  e altri aspetti tecnici, ma durante la comunicazione attenzione a non distrarti troppo e perderti importanti feedback non verbali di chi abbiamo dall’altra parte del monitor, è come se a un colloquio dal vivo ci guardassimo continuamente allo specchio, la qualità della comunicazione ne risentirebbe.

Spero che queste riflessioni  e consigli possano esserti state utili in questo momento di comunicazione virtuale, se vuoi riportare le tue opinioni e commenti scrivi qui sotto.

Vi lascio con un sorriso con queste piccole “regole” riportate dall’Internazionale

1. Se non vuoi diventare un video virale, mettiti almeno le mutande.
2. Spegnere la videocamera va bene, addormentarti no.
3. Nei momenti critici fai entrare tuo figlio di due anni per distrarre tutti.
4. In mancanza di un figlio va bene un gatto che cammina sulla tastiera.
5. Fingono di guardare te ma stanno spiando casa tua. Tieni tutto in ordine.

Ps. Non abbiamo fatto riferimento al  look che perlomeno deve essere curato nella parte superiore, poi nessuno controlla se hai il pigiama o se sei in mutande sotto la scrivania, ma la tua amigdala lo sa, controlla il tuo stato di agio e professionalità 😉

A presto e buona web-comunicazione!

Elena Gregori